Rozliczenie kosztów służbowego wyjazdu zagranicznego należy zrobić w serwisie wniosków, który znajduje się na stronie: wnioski.dwz.agh.edu.pl
- Wypełniony formularz Rozliczenia kosztów dewizowych w jednym egzemplarzu wraz z wszystkimi załącznikami (nie później niż 14 dni od zakończenia wyjazdu służbowego)
- Egzemplarz WNIOSKU NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ POZA GRANICĘ KRAJU otrzymany przy odbiorze dewiz w banku
- Wypełniony i potwierdzony przez Dziekana formularz Polecenia Wyjazdu Służbowego (druk delegacji) wraz z załącznikami:
- bilet elektroniczny lub plan podróży oraz karty pokładowe lub adnotacja o tym, że karty pokładowe były tylko w formie elektronicznej - przy podróży samolotem
- bilety kolejowe - przy podróży pociągiem
- bilety autobusowe - przy podróży autobusem/autokarem
- ewidencja przebiegu kilometrów w przypadku podróży samochodem
- bilety, faktury gotówkowe, paragony w PLN
- wszystkie oryginały rachunków/faktur dewizowych wystawione na AGH (zgodnie z komunikatem Kwestora AGH nr 07/2008 z dnia 28.03.2008 r.). W sytuacji, gdy rachunek/faktura nie jest wystawiony na AGH należy wystąpić pisemnie o zgodę do Dziekana Wydziału/Dysponenta środków ze szczegółowym wyjaśnieniem przyczyn braku faktury wystawionej na AGH.
- wydruk z informacją co w ramach poniesionej opłaty konferencyjnej, hotelowej lub podobnej było zapewnione
- oświadczenie o wyżywieniu do delegacji zagranicznej (zgodnie z komunikatem Kwestora AGH nr 7/15 z dnia 19.03.2015 stanowiącym załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 6/2019 Rektora AGH z 12 lutego 2019 r.)
- Formularz Rozliczenia kosztów podróży w celu realizacji zadań statutowych dla AGH zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 50/2023 z dnia 15 września 2023 w sprawie wprowadzenia wzoru dokumentów dotyczących zlecenia wykonania przez osoby niebędące pracownikami zadań statutowych na rzecz AGH poza siedzibą uczelni i odbywania w tym celu podróży oraz ich rozliczania (studenci, doktoranci, emeryci, osoby obce)
Pracownicy AGH koszty podróży rozliczają na druku Polecenia Wyjazdu Służbowego (druk delegacji) natomiast doktoranci, studenci, emeryci i osoby niezatrudnione w AGH koszty podróży rozliczają w serwisie wniosków na dwustronnym formularzu Rozliczenia wyjazdu zagranicznego.
Komplet dokumentów rozliczenia kosztów podróży służbowej należy złożyć na portierni pawilonu C-1, skrytka CSM, zaadresowany: CSM pok. 109 b.
W przypadku wyjazdu finansowanego ze środków IDUB komplet dokumentów rozliczenia kosztów podróży służbowej w pierwszej kolejności należy przekazać do akceptacji IDUB-u a następnie złożyć na portierni pawilonu C-1, skrytka CSM, zaadresowany CSM, pok. 109b.
