Pracownicy, doktoranci, studenci, emeryci oraz osoby niezatrudnione w AGH rozliczają koszty dewizowe służbowego wyjazdu zagranicznego w serwisie wniosków, który znajduje się na stronie: https://wnioski.dwz.agh.edu.pl.  Rozliczenie należy zrobić w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu służbowego.

Do wydrukowanego (w jednym egzemplarzu) Rozliczenia wyjazdu wszyscy wyjeżdżający załączają:

• egzemplarz Wniosku na podróż służbową poza granicę kraju w przypadku odbioru dewiz w banku,
• bilet elektroniczny lub plan podróży oraz karty pokładowe lub adnotację o tym, że karty pokładowe były tylko w formie elektronicznej – podróż samolotem,
• bilety kolejowe – podróż pociągiem,
• bilety autobusowe – podróż autobusem/autokarem,
• bilety, faktury gotówkowe, paragony za koszty płacone w PLN,
• wszystkie oryginały rachunków/faktur dewizowych wystawione na AGH (zgodnie z komunikatem Kwestora AGH nr 07/2008 z dnia 28.03.2008 r.); jeśli rachunek/faktura nie jest wystawiony na AGH należy załączyć pisemną zgodę Dysponenta środków ze szczegółowym wyjaśnieniem przyczyn braku faktury z danymi AGH,
• wydruk z informacją, co w ramach poniesionej opłaty konferencyjnej, hotelowej lub podobnej zostało zapewnione,
• oświadczenie o wyżywieniu do delegacji zagranicznej (zgodnie z komunikatem Kwestora AGH nr 7/15 z dnia 19.03.2015 stanowiącym załącznik nr 4 do Zarządzenia Nr 6/2019 Rektora AGH z 12 lutego 2019 r.),
• w przypadku wyjazdu finansowanego ze środków IDUB komplet dokumentów rozliczenia kosztów podróży służbowej w pierwszej kolejności należy przekazać do akceptacji IDUB-u, a następnie złożyć na portierni pawilonu C-1, skrytka CSM, zaadresowany CSM, pok. 109b,
• komplet dokumentów dotyczących rozliczenia kosztów podróży służbowej należy złożyć na portierni pawilonu C-1, skrytka CSM, zaadresowany: CSM pok. 109 b.

Pracownicy dodatkowo załączają:

• wypełniony i potwierdzony przez Pana/Panią Dziekan Rachunek kosztów podróży na Poleceniu wyjazdu służbowego,
• w przypadku podróży samochodem Ewidencję przebiegu pojazdu (załącznik nr 1 do Komunikatu Kwestora nr 12/2018).

Natomiast doktoranci, studenci, emeryci oraz osoby niezatrudnione w AGH dodatkowo załączają:

• formularz Rozliczenie kosztów podróży w celu realizacji zadań statutowych dla AGH zgodnie z Zarządzeniem Rektora nr 50/2023 z dnia 15 września 2023 w sprawie wprowadzenia wzoru dokumentów dotyczących zlecenia wykonania przez osoby niebędące pracownikami zadań statutowych na rzecz AGH poza siedzibą uczelni i odbywania w tym celu podróży oraz ich rozliczania.