Składanie wniosku

Wyjazd służbowy jest podróżą służbową, gdy następuje na polecenie pracodawcy tj. odpowiednio udokumentowane polecenie wyjazdu oraz poniesienie i akceptację przez pracodawcę kosztów. W delegacji przebywa tylko ta osoba, która dostała wyraźne polecenie od przełożonego (art. 77 Kodeksu pracy).

Wytyczne dotyczące składania wniosków przez pracowników, doktorantów, studentów, emerytów oraz osób nie będących pracownikami AGH.

Aby zapewnić wyjeżdżającym w podróż służbową poza granicę kraju terminową wypłatę zaliczek, do czasu zakończenia wdrażania programu SAP, Wniosek na podróż służbową poza granicę kraju i wszystkie załączniki należy składać do Centrum Spraw Międzynarodowych na 10 dni roboczych przed planową podróżą służbową.

We Wniosku na podróż służbową poza granicę kraju należy umieścić:
- numer Partnera Biznesowego osoby wyjeżdżającej zgodnie z Komunikatem nr 14/2026 Kwestora AGH;
- adres budżetowy;
- „stare" źródło finansowania;
- symbol konta;
- pieczątkę kosztową;
- podpisy/pieczątki osoby delegującej i dysponenta środków.

1. Aby złożyć wniosek na podróż służbową, należy zalogować się na stronie wnioski.dwz.agh.edu.pl, uzupełnić dane w formularzu i wydrukować go, odpowiednio w 4 lub 2 egzemplarzach.

2. Studenci realizujący zlecone zadania za granicą wypełniają wniosek jak dla pracowników, poza wyjazdem
w ramach programu Erasmus+.

3. Jeśli wyjazd jest finansowany przez jednostkę inną niż AGH (np.: organizatora konferencji, stronę zapraszającą), należy taką informację zamieścić we wniosku.

4. Jeżeli osoba delegowana ubezpiecza się we własnym zakresie lub koszt ubezpieczenia ponosi inna jednostka, należy to zaznaczyć we wniosku.

5. Płatność dokonaną przez Dział Finansowy w formie bezgotówkowej (przelew) tytułem opłaty konferencyjnej lub hotelowej należy również odnotować we wniosku, wybierając formę płatności – przelew AGH.

6. Jeśli wyjazd służbowy jest finansowany z dwóch projektów badawczych lub z projektu IDUB i badawczego do wniosku należy dołączyć pisemną zgodę Prorektora ds. Współpracy (wcześniej należy uzyskać potwierdzenie przez Centrum Wsparcia Projektów, pawilon C-2 pok. Nr 105). Prośba do Prorektora itp. Współpracy o wyrażenie zgody powinna być zaakceptowana przez Dziekana / Kierownika Jednostki Organizacyjnej.

7. Uzupełniony i wydrukowany „Wniosek na podróż służbową poza granicę kraju” należy przedłożyć do podpisu Dziekana lub Dyrektora jednostki pozawydziałowej oraz opatrzyć pieczątką Wydziału / Jednostki.

8. Do wniosku należy obowiązkowo dołączyć:
• w przypadku wyjazdu na staże, konsultacje, szkolenia – kserokopię zaproszenia lub posiadaną korespondencję z ustalonym terminem i celem wyjazdu,
• w przypadku wyjazdu na konferencję – potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru oraz dokumenty, z których wynika wysokość opłaty konferencyjnej.

9. Pracownicy do ww. dokumentów zobowiązani są dołączyć kserokopię Polecenia wyjazdu służbowego.

10. Doktoranci, studenci, emeryci oprócz ww. dokumentów zobowiązani są dołączyć:
• formularz „Zlecenie wykonania zadań statutowych poza siedzibą AGH” zgodnie z Zarządzeniem nr 50/2023 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie z dnia 15 września 2023 r.,
• doktoranci i studenci, w przypadku podróży samochodem (kierujący) wypełniają dodatkowo Oświadczenia studenta/doktoranta przyjmującego od Uczelni zlecenie do realizacji.

11. Osoby niebędące pracownikami AGH oprócz ww. dokumentów zobowiązane są dołączyć:
• kopię umowy cywilno-prawnej,
• formularz „Zlecenie wykonania zadań statutowych poza siedzibą AGH” zgodnie z Zarządzeniem nr 50/2023 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie z dnia 15 września 2023 r.

12. Osoby obierające gotówkę w banku składają 4 egz. wniosku, pozostali wyjeżdżający składają 2 egz. 

13. Jeśli osoba wyjeżdżająca zadeklarowała odbiór dewiz w banku, przed udaniem się do banku powinna odebrać wymagane dokumenty z punktu Odbiór dewiz – budynek C1, portiernia. 

14. Kompletny Wniosek na podróż służbową poza granicę kraju w formie papierowej należy złożyć:
• w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka CSM pok. 109; wnioski na wyjazd finansowane ze środków wydziałowych lub dydaktycznych,
• w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka CWP; wyjazdy finansowane
z projektów, umów badawczych, grantów dziekańskich i itp.,
• w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka CWiTT; wyjazdy finansowane
z umów z przemysłem. 

15. Warunkiem realizacji wniosku jest rozliczenie się delegowanej osoby z poprzedniego wyjazdu. 

W razie problemów technicznych przy korzystaniu z Serwisu Wniosków proszę zwracać się drogą mailową bezpośrednio do Administratora serwera: wumarex(at)agh.edu.pl